5. Kegagalan dalam pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan.

Kegagalan dalam pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru.

Ada beberapa sebab kegagalan ini terjadi yaitu karena pihak yang terkait tidak dapat melakukan pengalihan dengan baik. 3 pihak yang terlibat yaitu :

1.      Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user, fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

–          keterlibatan pihak manajemen sangat kurang dalam proses pengembangan sistem sehingga terjadinya kegagalan dalam pengalihan suatu sistem.

–          sistem tidak sesuai dengan kebutuhan dari pihak manajemen

–          sistem terlalu komplek sehingga pihak manajemen kesulitan untuk menggunakannya.

–          Kurangnya sosialisasi pengalihan ke sistem baru dalam perusahaan sehingga beberapa divisi tidak mengetahui sebuah sistem yang baru.

–          Perencanaan yang kurang matang sehingga saat pengalihan sistem yang terjadi adalah sistem yang hanya menghambat kinerja perusahaan.

–          Sebagai contoh adalah penerapan sebuah sistem transaksi di sebuah bank BUMN. Dimana pengalihan dari sistem transaksi BOS menjadi transaksi ICONS dilakukan sosialisasi yang tepat dan pelatihan bagi semua karyawan yang akan menggunakannya. Selain itu, jajaran direksi dan divisi-divisi lain juga mempelajari sistem ICONS sehingga resiko kegagalan dapat diminimalisir.

  1. Sumberdaya Manusia sebagai user

Kegagalan peralihan sistem lama ke sistem baru dapat disebabkan karena sumberdaya manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru. Pada umumnya, SDM yang sudah memiliki kebiasaan terhadap sistem lama akan merasa asing ketika diterapkan sistem baru. Hal ini menyebabkan banyak SDM sulit untuk menyesuaikan diri dengan sistem yang baru. Adapun beberapa sebab kegagalan sistem baru dalam user adalah sebagai berikut :

–          user tidak menerima pola pemikiran dan sistem yang baru sehingga ketika sistem baru sudah diterapkan di perusahaan, user tidak ingin mempelajarinya.

–          User dibiarkan mempelajari sendiri suatu sistem baru sehingga terjadi beberapa persepsi yang berbeda terhadap sistem tersebut. Kurangnya sosialisasi dan pelatihan dapat menjadi salah satu sebab perbedaan persepsi dalam menjalankan suatu sistem baru. Selain itu, tingkat pendidikan user juga menentukan dalam penerimaan sosialisasi sistem baru. Semakin rendah tingkat pendidikan seseorang maka pada umumnya semakin rendah juga daya penerimaannya terhadap penerapan sistem baru.

–          User menyerahkan sepenuhnya pekerjaan kepada sistem baru sehingga saat terjadi error user tidak mengetahui apa dan bagaimana hal itu bisa terjadi.

3. Vendors

Vendor adalah pihak ketiga yang biasanya disewa oleh perusahaan. Kegagalan dalam penerapan sistem baru dikarenakan :

–          Sistem baru tidak sesuai dengan kebutuhan dan sangat kompleks sehingga tidak dapat diterapkan oleh vendor

–          Vendor biasanya adalah tenaga kontrak dengan jangka waktu tertentu sehingga terkadang vendor tidak memiliki banyak waktu untuk mempelajari sistem baru yang diterapkan diperusahaan.

–          Perusahaan induk vendor terkadang tidak memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai sistem baru yang digunakan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.

–          Kurangnya pelatihan pada vendor sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Menurut Nakolas dalam blognya [1] Selain faktor diatas, aspek-aspek yang mempengaruhi pengalihan/konversi dari sistem lama ke sistem baru adalah :

1. Aspek Manusia

Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

2. Aspek Kebijakan

Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

3. Aspek Data

Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

4. Aspek Aplikasi

Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

5. Aspek Teknologi

Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi.

Cara konversi sistem baru dari sistem lama yaitu :

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara langsung dan lebih cepat. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama dengan biaya yang relatif tidak mahal. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi ini menggunakan sistem lama sebagai basis penjalanan sistem baru. Pengaplikasian konversi ini memakan waktu yang cukup lama karena masih melibatkan sistem lama dalam penerapannya. Setelah melewati waktu tertentu dan pihak manajemen telah siap untuk menerima sistem baru, maka sistem lama pelan-pelan akan dilepaskan sehingga semuanya akan memakai sistem baru. Cara ini adalah cara yang paling banyak digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki dana yang banyak untuk pengembangan sistem informasi karena lebih aman. Namun, penggunaan dua sistem ini disyaratkan agar tidak terjadi perbedaan yang sangat jauh antara sistem lama dengan sistem baru sehingga proses adaptasi tidak berat sebelah.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan cara mengganti beberapa sistem lama yang sudah tidak memenuhi kebutuhan dengan sistem baru. Jadi, sistem baru tidak secara keseluruhan mengganti sistem lama. Konversi bertahap tidak menelan biaya tinggi untuk penerapannya sehingga cara ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan kecil yang ingin mengembangkan sistem mereka. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

4. Pilot conversion

Pilot conversion adalah suatu pendekatan yang dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor [1]. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru.

Menurut Sutarsa dalam blogstudent [2], keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  • Format file
  • Isi file tersebut
  • Media penyimpanan dimana file ditempatkan dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.

Cara untuk mengkonversi file adalah dengan cara :

1. Konversi File Gradual

Konversi file gradual adalah konversi yang dilakukan dengan beberapa tahapan. Biasanya digunakan dengan metode paralel dan phase­­-in. Cara kerja metode ini adalah :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

2. Konversi File Total

Konversi file total adalah konversi file dengan cara memformat sistem lama ke sistem baru dengan suatu software tertentu. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Dengan menggunakan klasifikasi file perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

Rencana Implementasi

Implementasi sistem lama ke sistem baru akan melibatkan :

a. Tim implementasi

Tim implementasi terdiri dari :

  1. Profesional sistem yang merancang sistem
  2. Para manajer dan beberapa staff
  3. Perwakilan Vendor
  4. Pemakai Primer
  5. Pengcode
  6. Teknisi

b. Keperluan implementasi sistem

  1. Persiapan tempat
  2. Pelatihan personil
  3. Persiapan/pembuatan dokumentasi
  4. Konversi file dan sistem
  5. Peninjauan Pasca Implementasi

Hal-hal yang dapat dilakukan untuk menghindari kegagalan penerapan sistem yaitu :

  1. Adanya keteraturan dan saling terkait agar terjadi kerjasama yang baik.
  2. Menerapkan sistem dengan memperhatikan semua aspek yang terlibat di dalamnya
  3. Kembali ke tujuan awal dari perusahaan dan sistem harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah ditetapkan untuk dikembangkan
  4. Memperhatikan sumber daya manusia dengan cara melakukan sosialisasi dan pelatihan.

DAFTAR RUJUKAN

[1]  http://nakolas.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pertanyaan-no-2-seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-atau-konversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-men/

[2] http://sutarna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-je/

DAFTAR KOMENTAR

http://nakolas.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pertanyaan-no-2-seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-atau-konversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-men/#comment-8

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas pemaparan dan penjelasan sdr. Nakolas mengenai implementasi sistem baru dari sistem lama. Sdr. Nakolas mampu menjelaskan faktor-faktor penting yang harus diperhatikan dari penerapan sistem baru. Memang betul, terkadang sistem baru membuat para user kesulitan dalam mempelajarinya ketika sosialisasi dan pelatihan tidak tepat dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, perlu adanya kerjasama yang sinergis antara perusahaan dan karyawan yang akan menggunakan sistem baru tersebut agar kegagalan sistem baru dapat dihindari. Selain itu, jika boleh saya menambahkan, konversi sistem baru dari sistem lama sebaiknya dilakukan sesuai kebutuhan suatu perusahaan. Jika konversi sering dilakukan tanpa diimbangi oleh kinerja perusahaan yang mengikutinya, maka dikhawatirkan perusahaan akan semakin tidak mengerti mengenai implementasi sistem baru yang diterapkan. Untuk dapat mencapai hasil yang maksimal dalam pengkonversian sistem baru diupayakan semua pihak dapat menerima sistem baru dan berkeinginan untuk mempelajarinya.

http://sutarna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-je/#comment-5

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas penjelasan sdr. Sutarna dalam blog ini. Penjelasan anda yang sistematis dan dengan bahasa yang mudah dimengerti membuat saya mudah mempelajari mengenai implementasi sistem baru dari sistem lama. Jika boleh saya sarankan, sebaiknya Anda memberikan sedikit contoh mengenai konversi-konversi yang cocok untuk di perusahaan yang berbeda. Misalnya perusahaan agribisnis yang cenderung bergerak cepat dalam memasok hasil produksinya. Apakah sistem baru mampu memberikan waktu yang cukup kepada karyawan yang bergerak cepat untuk mempelajari sistem tersebut. Jika pun tidak, maka apakah cara penerapan sistem baru yang sebaiknya diterapkan pada perusahaan yang tergolong padat.

Posted in Uncategorized | 1 Comment

4. Organisasi saat ini sering melakukan outsorcing dalam pengembangan maupun penerapan system informasi di organisasinya. Jelaskan apa yang menjadi alasan mereka pada umumnya. Jelaskan pula apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi dewasa ini berkembang dengan cepat dan merupakan salah satu hal yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Pengelolaan teknologi informasi harus diterapkan dengan cara yang tepat agar efektif dan efisien. Salah satu cara yang dapat diterapkan untuk mengelola sistem informasi adalah dengan menggunakan insourcing, outsourcing dan cosourcing.

Outsourcing digunakan oleh sebagian besar perusahaan karena ketidak jelasan prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi. Insourcing yaitu suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Ada beberapa jenis Outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  • Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  • In Sourcing. Kebalikan dari Outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  • Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan Outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.

Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.

1. OUTSOURCING

Outsourcing, adalah salah satu alternatif pengembangan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan. Apabila perusahaan mempertimbangkan untuk melakukan Outsourcing, maka beberapa hal berikut ini bisa diperhatikan.

1. Outsourcing dipilih karena meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan atau keterbatasan kemampuan SDM.

2. Kunci utama dalam kesuksesan Outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat karena Outsourcing merupakan kerjasama yang melibatkan keberlangsungan internal perusahaan.

3.  Beberapa faktor yang harus diperhatikan antar lain:

Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge), kemampuan teknis, kemampuan keuangan, kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya;

Menurut Jogiyanto (2003) keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain :

  1. Mengurangi anggaran dana untuk alokasi biaya teknologi. Jika dibebankan pada pihak ketiga akan lebih efisien.
  2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  3. Fokus perusahaan tidak terpecah-pecah.
  4. Biasanya outsourcer menghasilkan kualitas yang lebih baik karena memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
  5. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
  6. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

7.      Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

8.      Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

  1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
  2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
  5. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.

Outsourcing mempunyai risiko, yaitu :

  • Ketidakfleksibilitasan
  • Kehilangan kendali
  • Pengurangan keunggulan kompetitif
  • Sistem paket
  • Tujuan yang tidak terpenuhi
  • Layanan yang kurang baik

2. INSOURCING

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).

Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu pengembangkan sistem informasi dilakukan oleh karyawan yang bekerja di perusahaan itu sehingga perusahaan dapat menghemat biaya tenaga kerja. Selain itu, perusahaan tidak perlu khawatir sistem informasinya diduplikasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab karena dilakukan oleh karyawannya sendiri.

Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

  • Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  • Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  • Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  • Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  • Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  • Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sementara itu, kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

  • Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  • Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  • Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  • Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  • Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan-insourcing.html.

DAFTAR KOMENTAR

http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/membandingkan-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dan-insourcing-2/#comment-22

Terima kasih atas penjelasan dari sdri. Angelia mengenai pengembangan sistem informasi insourcing dan outsourcing. Sdri Angelia juga memaparkan dengan jelas mengenai kelemahan dan kelebihan dari masing-masing yaitu insourcing dan outsourcing. Dengan demikian saya terbantu dalam mempelajari sistem informasi dan mengetahui mana yang lebih baik untuk diterapkan sesuai dengan kebutuhan. Terima kasih.

http://yudowibowo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsource/#comment-5

Terima kasih atas penjelasan dari sdr. Yudowibowo mengenai insourcing dan outsourcing sehingga saya dapat memahaminya dengan mudah. Saya setuju dengan apa yang telah sdr. Yudoiwibowo ungkapkan yaitu mengenai kelemahan dan kelebihan penggunaan insourcing dan outsourcing. Penggunaan kedua hal ini harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga kelemahan dan resiko dapat diminimalisir.

Posted in Uncategorized | Comments Off on 4. Organisasi saat ini sering melakukan outsorcing dalam pengembangan maupun penerapan system informasi di organisasinya. Jelaskan apa yang menjadi alasan mereka pada umumnya. Jelaskan pula apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing

3. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan.

Pengembangan Software

Pengembangan software adalah sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk struktur, perencanaan, dan pengendalian proses pengembangan sistem informasi. Dalam pengembangan software digunakan beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses perencanaan dan pengembangannya. Pendekatan penggunaan software yang digunakan adalah :

1.      Waterfall, yaitu suatu proses pengembangan yang saling berurutan. Pengembangan berikutnya tergantung dari hasil sebelumnya dan melalui tahapan analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

2.      Prototyping yaitu kegiatan yang didokumentasikan selama pengembangan perangkat lunak untuk menciptakan prototype yang dimulai dengan pengumpulan kebutuhan.

3.      Spiral, yaitu suatu model proses software yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan mengendalikan aspek sistematis. Model ini mengembangkan software yang telah dibuat. Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

  • Komunikasi Pelanggan: yaitu identifikasi kebutuhan pelanggan.
  • Perencanaan: yaitu wilayah yang bertugas untuk mengembangkan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, mencari sumber daya yang tepat serta membuat metode pengerjaan dan mencari informasi yang relevan.
  • Analisis Risiko: yaitu bagian yang mempelajari kemungkinan-kemungkinan yang muncul dari pengembangan ini.
  • Perekayasaan: membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.
  • Konstruksi dan peluncuran: yaitu wilayah yang melingkupi tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan    dokumentasi).
  • Evaluasi pelanggan: yaitu wilayah yang melingkupi tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengevaluasi hasil dari sebuah software dan mengetahui apakah software tersebut mampu memenuhi kebutuhan pelanggan dan sesuai dengan tujuan.

Menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) dalam blog Analisa Setyowati [1], software adalah suatu program komputer, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data.

Pengembangan software adalah suatu aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat.

Pengembangan sistem informasi adalah merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Pengembangan Sistem Informasi.

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah kegiatan untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan kendala yang muncul dalam sebuah organisasi / perusahaan. Dalam pengembangan sebuah sistem informasi, digunakan  konsep SDLC (system development life cycle). SDLC adalah suatu proses yang kontinu untuk menciptakan atau mengubah sebuah sistem. SDLC merupakan sebuah model yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem. SDLC dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan dan pembangunan sebuah sistem. Tahapan SDLC meliputi proses :

1.      Planning. Dalam proses perencanaan biasanya ditentukan suatu tujuan pembuatan sistem.

2.      Proses Analisis. Setelah perencanaan telah dibuat, maka dilakukan tahapan analisis dengan memberikan detil dan elemen-elemen yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Misalnya waktu dan tempat dimana sistem tersebut akan dibuat.

3.      Design adalah suatu tahapan yang mengembangkan perencanaan dan proses analisis menjadi sebuah sistem yang akan berjalan.

4.      Tahap terakhir yaitu implementasi dimana sistem akan diterapkan untuk menunjang kebutuhan.

Menurut Angelia dalam blognya [2], perbedaan antara pengembangan sistem informasi dengan pengembangan software adalah pengembangan sistem berkaitan dengan semua aspek dalam pembangunan sistem berbasis komputer termasuk hardware, software development dan proses. Sedangkan pengembangan software merupakan bagian dari pengembangan sistem yang meliputi pembangunan software, infrastruktur, kontrol, aplikasi dan database pada sistem.

DAFTAR RUJUKAN

[1]  http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/1-apa-yang-membedakan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/

[2]  http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/1-apa-yang-membedakan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/

DAFTAR KOMENTAR

http://analisa.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/1-apa-yang-membedakan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/#comment-9

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas tulisan sdri. Analisa Setiawati yang sangat bermanfaat bagi saya yang sedang mempelajari mengenai pengembangan software dan pengembangan sistem informasi. Tulisan Anda sangat baik memaparkan mengenai software dan sistem informasi, ditambah Anda juga dapat membandingkan keduanya dengan baik. Anda juga telah menyertakan tahapan dan paparan mengenai pengembangan keduanya sehingga saya dapat memahami tulisan Anda dengan bahasa yang mudah dimengerti. Jika boleh saya memberi sedikit saran, akan lebih baik jika Anda memberikan contoh-contoh yang biasanya diterapkan dalam suatu perusahaan. Misalnya bagaimana suatu perusahaan pengembangan software melakukan tahapan-tahapan dalam pembangunan software yang sesuai dengan kebutuhan pelanggannya. Contoh lain misalnya mengenai pengembangan dan penerapan sistem informasi yang diterapkan suatu perusahaan agribisnis dalam mengelola rantai pasok perusahaannya.

http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/1-apa-yang-membedakan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/#comment-19

mira aji indrasari commented

Terima kasih atas penjelasan sdri. Angelia mengenai hal-hal yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi.Saya setuju dengan kesimpulan sdri. Angelia kemukakan bahwa perbedaan perbedaan keduanya terletak pada ruang lingkup dan komponen-komponen yang mendukung pengembangan tersebut dimana pengembangan software adalah bagian dari pengembangan suatu sistem. Pengembangan sistem informasi adalah pengembangan sistem yang berkaitan dengan semua aspek dalam pembangunan sistem berbasis komputer termasuk hardware, software development dan proses. Sedangkan pengembangan software meliputi pembangunan software, infrastruktur, kontrol, aplikasi dan database pada sistem.

Posted in Uncategorized | Comments Off on 3. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan.

2. Penyebab kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di suatu organisasi, dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro.

Semakin meningkatnya teknologi, maka meningkat pula kebutuhan suatu perusahaan akan suatu sistem informasi di dalam suatu organisasi. Berbagai perusahaan berusaha mengembangkan sistem informasi untuk membantu mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, sistem informasi juga dapat membuat suatu sistem menjadi efisien dan pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan pendapatan perusahaan itu. Sistem informasi tidak selalu membawa keuntungan pada perusahaan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat dikategorikan gagal jika dalam prakteknya terjadi beberapa kelemahan atau kekurangan.

Suatu sistem informasi dikatakan gagal jika sistem tersebut tidak mampu menunjang kebutuhan perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi pada perusahaan jika sistem informasi tersebut tidak mencapai sasaran atau tujuan. Selain itu, sistem informasi juga dikatakan sia-sia jika tidak bermanfaat bagi perusahaan dan perusahaan telah mengeluarkan biaya yang sangat tinggi untuk sistem informasi namun sistem informasi tersebut tidak dapat digunakan.

Menurut pendapat Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (1999) bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan. Faktor-faktor yang dapat menjadi sebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi yaitu kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, penyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah serta inkompetensi secara teknologi.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

  • Proses perencanaan
  • Proses pengendalian
  • Proses pengambilan keputusan

Pengembangan sistem informasi memerlukan sumber daya yang tepat untuk membuat, mengelola atau melaksanakannya. Sistem informasi sebaiknya sesuai dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan. Selain itu, sistem informasi sebaiknya memberikan manfaat secara nyata baik dalam hal efisiensi maupun efektivitas dari perusahaan. Kegagalan dari sistem ini tidak terlepas dari beberapa identifikasi faktor berikut, antara lain :

1. Perencanaan sistem informasi tidak matang atau tidak sesuai dengan kebutuhan.

Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Sistem informasi yang menghambat, lambat laun akan ditinggalkan sehingga sistem informasi tersebut tidak memiliki manfaat. Sistem informasi tersebut dapat dikatakan mengalami kegagalan karena tidak mampu mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan mengalami kerugian yang cukup besar dalam merencanakan dan merancang sistem informasi.

2. Dukungan dari petinggi perusahaan

Perencanaan dan pengembangan sistem informasi harus didukung oleh para manajer yang berkepentingan. Manajer sebaiknya aktif dan membantu pengembangan sistem informasi. Hal ini dikarenakan sistem informasi ini akan diterapkan pada perusahaan secara keseluruhan sehingga alangkah baiknya jika manajer ikut berperan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Jika manajer tidak mengetahui sistem informasi, tentu akan menyulitkan manajer tersebut dalam membuat keputusan. Hal ini akan menghambat kinerja perusahaan dan pencapaian sasaran menjadi lebih lama dari yang seharusnya.

3. Karyawan yang tidak mengetahui sistem informasi

Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan.

Menurut Grace [1] dalam blognya, faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dalam pengembangan sistem informasi adalah karena:

a) Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen.

b) Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan.

c) Inkompetensi secara teknologi

d) Strategi dan tujuan yang tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

e) Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem adalah salah satu penyebab gagalnya implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

Menurut Yolivia dalam blognya [2], menurut Rosemary Cafasaro kegagalan sistem informasi adalah kurangnya dukungan dari manaejemen eksekutif dalam artian, pada tahap evaluasi dan pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi. Manajemen ekskutif dapat dikatakan kurang mempercayai informasi-informasi dan tidak mengawasi jalannya sistem tersebut. Sistem informasi yang dikembangkan adalah bertujuan untuk mempermudah penggunaan akhir (end user). Akan tetapi sistem informasi yang dikembangkan akan mengalami kegagalan bilamana pemakai akhir tidak memberikan balasan dari apa yang telah digunakan dan dilaksanakan. Karena hal ini dibutuhkan untuk mengevaluasi dari sistem informasi yang digunakan.

DAFTAR RUJUKAN

[1] http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/kegagalan-pengembangan-atau-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-rosemary-cafasaro/

[2] http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/penyebab-kegagalan-dalam-pengembangan-maupun-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-dengan-merujuk-pada-pendapat-rosemary-cafasaro/

DAFTAR KOMENTAR

http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/kegagalan-pengembangan-atau-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-rosemary-cafasaro/comment-page-1/#comment-3

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas penjelasan sdri. Grace mengenai kegagalan dari penerapan sistem informasi di suatu organisasi berdasarkan pendapat rosemary cafasaro. Saya setuju dengan pendapat sdri. Grace yang menyebutkan faktor-faktor penyebab kegagalan penerapan SIM yaitu tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem adalah salah satu penyebab gagalnya implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Kegagalan penerapan SIM yang salah sasaran hanya akan membuat perusahaan rugi dalam hal materi sementara sistem informasi tidak dapat digunakan. Terima kasih.

http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/penyebab-kegagalan-dalam-pengembangan-maupun-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-dengan-merujuk-pada-pendapat-rosemary-cafasaro/comment-page-1/#comment-7

By mira aji indrasari, 27/12/2010 @ 14:05

Terima kasih atas penjelasan dari sdri. Yolivia mengenai penyebab kegagalan dalam pengembangan maupun impelementasi penerapan sistem informasi di suatu organisasi. Saya setuju dengan pendapat Yolivia yang menyebutkan bahwa Kurangnya dukungan dan partisipasi atasan baik manajemen maupun pimpinan dalam ikutserta merancang teknologi sistem informasi yang akan dibuat adalah merupakan salah satu penyebab kegagalan penerapan sistem informasi. Manajemen berperan penting dalam perancangan SIM. Tanpa partisipasi aktif dari pihak manajemen, maka sistem informasi yang dibuat terkadang akan keluar dari jalur tujuan dan kebutuhan dari perusahaan. Terima kasih.

Posted in Uncategorized | 1 Comment

1. Bagaimana perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya?

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang tujuan dan kebutuhan dari perusahaan tersebut misalnya dengan alasan efisiensi atau meningkatkan produktivitas. Dalam berjalannya suatu perusahaan, sistem informasi mempunyai tiga peran utama yaitu untuk :

1.  Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Dalam suatu perusahaan, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Perusahaan menggunakan sistem informasi dalam 3 proses. Ketiga proses ini pada akhirnya akan dapat menunjang kinerja dan strategis dari perusahaan :

  • Proses perencanaan

Contoh : dalam merencanakan suatu peluncuran produk baru di sebuah perusahaan makanan, diperlukan beberapa elemen yang mendukung peluncuran produk baru tersebut. Misalnya analisis pangsa pasar. Untuk dapat mengetahui analisis pangsa pasar, maka perusahaan khususnya dalam divisi Research and Development perlu untuk melakukan riset dengan menggunakan sistem informasi misalnya mengumpulkan data pelanggan mereka dan mengidentifikasi hal-hal apa saja yang mereka harapkan dari perusahaan tersebut.

  • Proses pengendalian

Contoh : dalam sebuah perusahaan makanan, diperlukan sistem informasi berkaitan dengan tanggal kadaluarsa produk yang ada di dalam gudang bahan baku. Gudang yang besar memerlukan sistem informasi yang berisi data kadaluarsa bahan baku dan lokasi bahan baku tersebut. Hal ini akan membuat perusahaan tidak perlu memakan waktu yang lama untuk mencari produk di gudang. Selain itu, di dalam basis data dari sistem informasi telah disebutkan mengenai data kadaluarsa produk sehingga sebelum waktunya, produk akan segera ditarik sebelum masuk ke dalam ruang produksi.

  • Proses pengambilan keputusan

Contoh : di dalam suatu perusahaan yang telah mengetahui sistem informasi data pelanggan yang menyukai produk tertentu dan tidak, dapat di analisis mengapa suatu produk tidak laku di pasaran. Apakah karena rasa produk ataukah dari kemasan yang kurang menarik, sehingga data ini dapat membuat manajer cepat dalam proses pengambilan keputusan.

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Sistem informasi pada perusahaan digunakan untuk :

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Sistem informasi yang tepat dapat membuat suatu perusahaan menjadi efektif, lebih efisien dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Sistem informasi pada hakikatnya digunakan untuk menunjang tujuan dan sasaran dari perusahaan. Sistem informasi yang terencana dengan baik akan meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, dengan penerapan sistem informasi, suatu perusahaan dapat menghemat biaya telepon yang digantikan dengan percakapan via e-mail antar karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini tentu akan lebih efisien. Selain lebih cepat, percakapan via e-mail juga menghemat biaya telepon yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem informasi yang diterapkan di salah satu perusahaan televisi swasta misalnya, karyawan bagian produksi dapat segera meliput berita terkini yang dilaporkan oleh salah seorang rekannya yang kebetulan sedang berada di lokasi kejadian namun tidak sedang bertugas. Pemberitahuan tersebut dilayangkan via layanan Blackberry Messenger. Perusahaan TV swaste tersebut pada tahun 2008-2009 telah mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk memberi subsidi pengadaan smartphone Blackberry di kantornya. Selain itu, biaya yang dikeluarkan oleh tiap karyawan dalam berlangganan paket Blackberry Internet System juga telah disokong oleh pihak perusahaan. Penerapan sistem informasi berbasis akun pin Blackberry Messenger di dalam lingkungan internal perusahaan mampu membuat produktivitas karyawan meningkat dan secara tidak langsung juga dapat meningkatkan efisiensi operasional daripada karyawan produksi harus berkeliling mencari berita.

2. Inovasi berkelanjutan

Inovasi sangat berhubungan dengan perkembangan sistem informasi. Inovasi terus dilakukan agar dapat menciptakan suatu sistem informasi yang semakin efektif. Sebagai contoh adalah diterapkannya suatu inovasi oleh sebuah perusahaan travel / biro perjalanan yang biasanya melayani jadwal transportasi dengan menggunakan pesawat telepon. Dengan adanya inovasi baru mengenai sistem informasi berupa software mengenai jumlah penumpang, permintaan keberangkatan, jadwal keberangkatan, rute sampai dengan guide yang akan menemani rombongan perjalanan, maka perusahaan travel tersebut mengurangi kegagalan dan kesalahan dari perjalanan yang telah dipesan oleh pelanggan. Software yang telah dibuat oleh perusahaan travel tersebut tidak berhenti hanya sampai disana. Pengembangan inovasi sistem informasi terus dilakukan. Misalnya menambah beberapa faktor dan elemen penting ke dalam software sehingga pelanggan dapat dikelola dengan baik dan dijaga hubungannya. Selain itu, inovasi kemudahan pengaksesan pelanggan melalui web internet juga membuat travel tersebut semakin maju dan berkembang dalam skala usahanya. Saat ini, inovasi yang cukup baik dari perusahaan travel tersebut adalah pelanggan yang akan melakukan wisata perjalanan tidak perlu datang ke kantor travel untuk melakukan transaksi. Transaksi pembayaran dan pemesanan perjalanan bisa dilakukan dengan menghubungkan antara link web travel dengan internet banking sehingga pelanggan dapat menghemat waktu dan biaya.

3. Membangun sumber informasi strategis

Dalam membangun sumber informasi strategis diperlukan hardware dan software, mengembangkan jaringan telekomunikasi dan sumber daya manusia. Informasi strategis dilakukan untuk membantu perencanaan, pengembangan dan penerapan sistem informasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mampu mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan (efektif). Sebagai contoh adalah website penjualan komputer di www.bninneka.com. Perusahaan penjualan komputer ini membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi antara pelanggan dan karyawan perusahaannya sehingga ketika pelanggan memesan barang maka karyawan yang bertugas akan segera melakukan order di internal perusahaan untuk segera memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Perusahaan bhinneka.com juga membangun suatu sumber informasi yang lengkap mengenai detail dan spesifikasi dari komputer, laptop dan barang lainnya yang dijual di situsnya. Sumber informasi ini dimanfaatkan oleh pelanggan untuk menjadi bahan pertimbangan sebelum memutuskan akan membeli suatu produk. Sumber informasi yang strategis ini juga mempermudah karyawan perusahaan untuk segera mengenali produk yang diinginkan oleh pelanggannya.

Menurut Yolivia dalam blognya, terdapat empat peranan penting sistem informasi dalam perusahaan, yaitu berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas, mengaitkan perencanaam pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem, mengkoordinasikan subsistem-subsistem, dan mengintegrasikan subsistem-subsistem. Bagi sebuah perushaan, memandang sistem informasi sebagai suatu pendukung untuk mencapai tujuan perusahaan baik secara strategis maupun pencapaian visi dan misi perusahaan secara keseluruhan. [1]

Menurut Grace dalam blognya, Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

1.     Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.

2.     Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

3.     Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

DAFTAR RUJUKAN

[1] http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/bagaimana-suatu-perusahaan-menggunakan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategisnya/

[2] http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/penggunaan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/

DAFTAR KOMENTAR

http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/bagaimana-suatu-perusahaan-menggunakan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategisnya/comment-page-1/#comment-4

By mira aji indrasari, 27/12/2010 @ 13:45

Terima kasih atas penjelasan dari sdri. Yolivia yang sangat bermanfaat bagi saya. Saya saat ini sedang mempelajari mengenai sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan. Dengan tulisan di blog sdri. Yolivia, cakrawala pengetahuan saya semakin bertambah. Jika boleh saya memberikan saran, sebaiknya pemaparan sistem informasi ini juga disertai dengan contoh-contoh yang diterapkan di perusahaan agribisnis. Hal ini dikarenakan perusahaan agribisnis memiliki karakter khusus yang berbeda dengan perusahaan-perusahaan lain.

http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/penggunaan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/comment-page-1/#comment-2

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas penjelasan dari sdri. Grace mengenai penggunaan sistem informasi di suatu perusahaan. Sdri. Grace menjelaskan dengan sangat baik dan sistematis sehingga saya mudah memahami maksud isi tulisan di blog ini. Saya setuju dengan tulisan sdri. Grace bahwa sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional. Namun, kalau boleh saya menambahkan bahwa sistem informasi sebaiknya dijalankan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jika sistem informasi tidak dapat menunjang kinerja suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya, maka perusahaan akan banyak mengalami kerugian dalam sisi materi karena telah mengembangkan dan menggunakan sistem informasi yang pada akhirnya tidak terpakai.

Posted in Uncategorized | Comments Off on 1. Bagaimana perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya?

OUTSOURCING INSOURCING DAN CO-SOURCING SISTEM INFORMASI

I. PENDAHULUAN

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi dewasa ini berkembang dengan cepat dan merupakan salah satu hal yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Pengelolaan teknologi informasi harus diterapkan dengan cara yang tepat agar efektif dan efisien. Salah satu cara yang dapat diterapkan untuk mengelola sistem informasi adalah dengan menggunakan insourcing, outsourcing dan cosourcing.

Outsourcing digunakan oleh sebagian besar perusahaan karena ketidak jelasan prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi. Insourcing yaitu suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Menurut O’Brien dan Marakas (2006) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Ada beberapa jenis Outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  • Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  • In Sourcing. Kebalikan dari Outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  • Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan Outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.

III. PEMBAHASAN

3.1 OUTSOURCING

Outsourcing, adalah salah satu alternatif pengembangan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan. Apabila perusahaan mempertimbangkan untuk melakukan Outsourcing, maka beberapa hal berikut ini bisa diperhatikan.

1. Outsourcing dipilih karena meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan atau keterbatasan kemampuan SDM.

2. Kunci utama dalam kesuksesan Outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat karena Outsourcing merupakan kerjasama yang melibatkan keberlangsungan internal perusahaan.

3.  Beberapa faktor yang harus diperhatikan antar lain:

Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge), kemampuan teknis, kemampuan keuangan, kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya;

Menurut Jogiyanto (2003) keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain :

  1. Mengurangi anggaran dana untuk alokasi biaya teknologi. Jika dibebankan pada pihak ketiga akan lebih efisien.
  2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  3. Fokus perusahaan tidak terpecah-pecah.
  4. Biasanya outsourcer menghasilkan kualitas yang lebih baik karena memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
  5. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
  6. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
  1. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
  2. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

  1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
  2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
  5. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.

Outsourcing mempunyai risiko, yaitu :

  • Ketidakfleksibilitasan
  • Kehilangan kendali
  • Pengurangan keunggulan kompetitif
  • Sistem paket
  • Tujuan yang tidak terpenuhi
  • Layanan yang kurang baik

3.2 INSOURCING

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).

Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu pengembangkan sistem informasi dilakukan oleh karyawan yang bekerja di perusahaan itu sehingga perusahaan dapat menghemat biaya tenaga kerja. Selain itu, perusahaan tidak perlu khawatir sistem informasinya diduplikasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab karena dilakukan oleh karyawannya sendiri.

Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

  • Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  • Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  • Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  • Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  • Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  • Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sementara itu, kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

  • Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  • Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  • Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  • Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  • Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

3.3. Co-Sourcing

Co-sourcing adalah pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan yang bekerjasama dengan pihak ketiga. Pihak ketiga tersebut dapat menjadi rekan kerja dalam pengembangan sistem informasi maupun menjadi konsultan dan pihak yang mengevaluasi sistem. Penggunaan co-sourcing dapat mengurangi alokasi biaya pengembangan sistem informasi karena adanya keterlibatan internal perusahaan.

Kelebihan menggunakan co-sourcing adalah

  • Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif.
  • Permasalahan yang timbul menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.
  • Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi informasi.
  • Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
  • Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.

Sementara itu, kekurangan co-sourcing adalah :

  • Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
  • Perbedaan kepentingan organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor.
  • Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
  • Perusahaan harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih.

IV. KESIMPULAN

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus cermat dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan karakter perusahaan tersebut. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif dapat menimbulkan beberapa resiko misalnya dana yang dikeluarkan lebih besar daripada ekspektasi, investasi menjadi sia-sia atau keamanan sistem informasi perusahaan mengalami kebocoran. Selain itu, pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor perusahaan, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan-insourcing.html.

Posted in Uncategorized | 1 Comment

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output, teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar kegagalan sistem informasi dapat dihindari.

Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.

B. Tujuan

Makalah ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan sistem informasi.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan.

Sistem menurut O’Brien (2004) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:

  1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,
  2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output, dan terakhir
  3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan.

Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 2.1. Siklus Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:

Gambar 2.2. Model Umum Suatu Sistem

Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung  maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

  • Menambah pengetahuan
  • Mengurangi ketidakpastian
  • Mengurangi resiko kegagalan
  • Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
  • Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

  • Proses perencanaan
  • Proses pengendalian
  • Proses pengambilan keputusan

2.2     Peran Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1.  Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3. Level Manajemen dan Organisasi

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

III. PEMBAHASAN

3.1. Kegagalan Implementasi Sistem Informasi

Menurut Sugiarso dalam majalah SWA (2003) permasalahan dalam sistem informasi adalah keterlibatan pengguna (user) yang terbatas, dukungan manajemen yang rendah, persyaratan fungsional yang tidak lengkap, perencanaan yang tidak memadai, harapan yang tidak realistis, kurangnya keterampilan, ketiadaan kepemilikan, strategi dan tujuan yang tidak jelas, kurangnya komitmen dan keterlibatan, sumberdaya yang tidak cukup, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem dan kurangnya kendali terhadap teknologi informasi.

Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, kegagalan implementasi juga dapat dikarenakan para petinggi perusahaan enggan mempelajari mengenai sistem informasi yang diterapkan, sehingga hal ini dapat menjadi penghambat misalnya dalam proses pengambilan keputusan. Manajemen memiliki pengaruh terhadap kegagalan dari penerapan sistem informasi. Hal ini dapat ditunjukan dari penerapan sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan user.

Sebuah informasi dapat menjadi tidak sempurna karena beberapa hal seperti:

  1. Tidak praktis dan terlalu mahal.
  2. Ketidak tersedianya informasi secara lengkap.
  3. Tidak mampu meramalkan dan mengontrol masa depan
  4. Tidak diketahuinya keberadaan informasi. Misalnya informasi dalam format yang salah.

Penyebab lain dari kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah kurangnya perencanaan. Tahapan pengimplementasian sistem informasi adalah : evaluasi bisnis, penentuan tujuan bisnis yang ingin dicapai dengan implementasi sistem informasi, pembuatan strategi bisnis, pendefinisian kebutuhan sistem informasi untuk menunjang strategi bisnis dan inisiatif yang sudah dimiliki, pembuatan desain sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan, dan evaluasi. Tahapan ini merupakan tahap yang penting dan sebaiknya dilalui terutama untuk menilai tingkat kepentingan perusahaan terhadap implementasi sistem informasi. Dengan melalui tahap-tahapan ini, perusahaan dapat mengenali permasalahan yang dihadapi sehingga kemudian memungkinkan pihak manajemen dapat lebih objektif menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui sistem informasi.

Salah satu penyebab kegagalan sistem informasi adalah tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Perlunya identifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem sebaiknya dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Ketidaktahuan atau ketimpangan antara biaya dan sistem informasi yang diberikan/dibuat menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. Permasalahan yang mungkin timbul adalah ketika perusahaan menerapkan sistem informasi, namun pembelian tersebut melebihi kebutuhan bisnis sehingga alokasi biaya menjadi bengkak. Perusahaan juga dapat mengalami kerugian jika tidak dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal pengadaan peralatan.

Pengalihan sistem informasi lama dapat berakibat kegagalan dalam pengimplementasian sistem informasi baru. Hal ini dapat terjadi karena sumber daya belum siap dalam implementasi, adanya kesalahan prosedur pelaksanaan, dan kurangnya komunikasi.

Contoh kegagalan sistem informasi adalah yang terjadi pada Hershey Food Corporation tahun 1996. Saat itu, sistem informasi mereka diperbaharui baik dari software maupun hardware. Namun, karena sumberdaya manusia belum siap menghadapi perubahan sistem informasi yang baru, maka implementasi ini mengalami kegagalan dan diperbaiki selama bertahun-tahun.

Contoh lain adalah sistem infomasi yang diterapkan di New Zealand. SI ini berisi mengenai metode penggajian para guru. Pada 6 bulan pertama, sistem ini berjalan dengan baik dan mampu menghemat dana anggaran. Namun kemudian diprotes oleh beberapa guru sehingga pemerintah New Zealand memutuskan menarik kembali sistem ini.

2.2. Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi

Terdapat beberapa contoh implementasi sistem informasi yang berhasil, diantaranya :

1. Sistem informasi yang mendukung proses dan operasi bisnis.

Contoh: Toko retail Alfamart menggunakan sebuah sistem yang berguna untuk mencatat pembelian dan menelusuri sisa persediaan, serta untuk mengevaluasi trend penjualan. Alfamart telah lama menggunakan sistem ini dan manfaatnya dapat dirasakan dalam hal re-stocking yang tidak pernah terlambat sehingga persediaan barang di rak tidak pernah kosong.

2. Sistem informasi mendukung pengambilan keputusan.

Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk membuat keputusan yang lebih baik. Contohnya keputusan mengenai produk yang perlu ditambah atau dihentikan, atau mengenai jenis investasi apa yang mereka butuhkan, biasanya di buat setelah sebuah analisis diberikan oleh sistem informasi berbasis komputer.

3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Contohnya adalah toko pakaian lokal bernama Bloopendorse dimana manajemen membuat keputusan untuk menyediakan komputer dengan layar sentuh dalam semua toko mereka, hal ini mampu memudahkan pegawai mereka dalam melayani transaksi pelanggan yang pada hari sabtu-minggu mengantri cukup panjang. Selain itu, sistem informasi ini juga yang terhubung dengan situs e-commerce untuk belanja online.

IV. PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Kegagalan dalam sistem informasi dapat dsebabkan oleh terbatasnya keterlibatan pengguna (user), dukungan manajemen yang rendah, persyaratan fungsional yang tidak lengkap, perencanaan yang tidak memadai, harapan yang tidak realistis, kurangnya keterampilan, ketiadaan kepemilikan, strategi dan tujuan yang tidak jelas, kurangnya komitmen dan keterlibatan, sumberdaya yang tidak cukup, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem dan kurangnya kendali terhadap teknologi informasi.

Keberhasilan implementasi sistem informasi adalah sistem informasi yang mampu mendukung proses dan operasi bisnis, sistem informasi mampu mendukung proses pengambilan keputusan dan mendukung berbagai strategi agar memperoleh keunggulan kompetitif.

4.2. Saran

Agar tidak terjadi kegagalan sistem informasi maka diperlukan : pelatihan dan penginformasian kepada pengguna, perencanaan sistem informasi yang tepat dengan kebutuhan dan menyesuaikan kemampuan perusahaan dengan sistem informasi yang akan digunakan.

DAFTAR PUSTAKA

Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management Information System.

McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition.    Prentice-Hall Inc, New Jersey.

O’Brien, James., George M. Marakas.  2004.  Management Information System, Seventh Edition.  Mc Graw-Hill Irwin Publisher, New York.

Sugiarsono, Joko.  2003.  Sajian Utama, Potret Kebingungan Investasi TI.  SWA Edisi 02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003.  P. 24 – 31.

Posted in Uncategorized | 3 Comments

Hello world!

Welcome to Blog Mahasiswa MB IPB. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Blog Mahasiswa MB IPB

Posted in Uncategorized | 1 Comment