KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output, teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar kegagalan sistem informasi dapat dihindari.

Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.

B. Tujuan

Makalah ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan sistem informasi.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan.

Sistem menurut O’Brien (2004) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:

  1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,
  2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output, dan terakhir
  3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan.

Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 2.1. Siklus Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:

Gambar 2.2. Model Umum Suatu Sistem

Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung  maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

  • Menambah pengetahuan
  • Mengurangi ketidakpastian
  • Mengurangi resiko kegagalan
  • Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
  • Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

  • Proses perencanaan
  • Proses pengendalian
  • Proses pengambilan keputusan

2.2     Peran Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1.  Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3. Level Manajemen dan Organisasi

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

III. PEMBAHASAN

3.1. Kegagalan Implementasi Sistem Informasi

Menurut Sugiarso dalam majalah SWA (2003) permasalahan dalam sistem informasi adalah keterlibatan pengguna (user) yang terbatas, dukungan manajemen yang rendah, persyaratan fungsional yang tidak lengkap, perencanaan yang tidak memadai, harapan yang tidak realistis, kurangnya keterampilan, ketiadaan kepemilikan, strategi dan tujuan yang tidak jelas, kurangnya komitmen dan keterlibatan, sumberdaya yang tidak cukup, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem dan kurangnya kendali terhadap teknologi informasi.

Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, kegagalan implementasi juga dapat dikarenakan para petinggi perusahaan enggan mempelajari mengenai sistem informasi yang diterapkan, sehingga hal ini dapat menjadi penghambat misalnya dalam proses pengambilan keputusan. Manajemen memiliki pengaruh terhadap kegagalan dari penerapan sistem informasi. Hal ini dapat ditunjukan dari penerapan sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan user.

Sebuah informasi dapat menjadi tidak sempurna karena beberapa hal seperti:

  1. Tidak praktis dan terlalu mahal.
  2. Ketidak tersedianya informasi secara lengkap.
  3. Tidak mampu meramalkan dan mengontrol masa depan
  4. Tidak diketahuinya keberadaan informasi. Misalnya informasi dalam format yang salah.

Penyebab lain dari kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah kurangnya perencanaan. Tahapan pengimplementasian sistem informasi adalah : evaluasi bisnis, penentuan tujuan bisnis yang ingin dicapai dengan implementasi sistem informasi, pembuatan strategi bisnis, pendefinisian kebutuhan sistem informasi untuk menunjang strategi bisnis dan inisiatif yang sudah dimiliki, pembuatan desain sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan, dan evaluasi. Tahapan ini merupakan tahap yang penting dan sebaiknya dilalui terutama untuk menilai tingkat kepentingan perusahaan terhadap implementasi sistem informasi. Dengan melalui tahap-tahapan ini, perusahaan dapat mengenali permasalahan yang dihadapi sehingga kemudian memungkinkan pihak manajemen dapat lebih objektif menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui sistem informasi.

Salah satu penyebab kegagalan sistem informasi adalah tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Perlunya identifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem sebaiknya dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Ketidaktahuan atau ketimpangan antara biaya dan sistem informasi yang diberikan/dibuat menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. Permasalahan yang mungkin timbul adalah ketika perusahaan menerapkan sistem informasi, namun pembelian tersebut melebihi kebutuhan bisnis sehingga alokasi biaya menjadi bengkak. Perusahaan juga dapat mengalami kerugian jika tidak dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal pengadaan peralatan.

Pengalihan sistem informasi lama dapat berakibat kegagalan dalam pengimplementasian sistem informasi baru. Hal ini dapat terjadi karena sumber daya belum siap dalam implementasi, adanya kesalahan prosedur pelaksanaan, dan kurangnya komunikasi.

Contoh kegagalan sistem informasi adalah yang terjadi pada Hershey Food Corporation tahun 1996. Saat itu, sistem informasi mereka diperbaharui baik dari software maupun hardware. Namun, karena sumberdaya manusia belum siap menghadapi perubahan sistem informasi yang baru, maka implementasi ini mengalami kegagalan dan diperbaiki selama bertahun-tahun.

Contoh lain adalah sistem infomasi yang diterapkan di New Zealand. SI ini berisi mengenai metode penggajian para guru. Pada 6 bulan pertama, sistem ini berjalan dengan baik dan mampu menghemat dana anggaran. Namun kemudian diprotes oleh beberapa guru sehingga pemerintah New Zealand memutuskan menarik kembali sistem ini.

2.2. Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi

Terdapat beberapa contoh implementasi sistem informasi yang berhasil, diantaranya :

1. Sistem informasi yang mendukung proses dan operasi bisnis.

Contoh: Toko retail Alfamart menggunakan sebuah sistem yang berguna untuk mencatat pembelian dan menelusuri sisa persediaan, serta untuk mengevaluasi trend penjualan. Alfamart telah lama menggunakan sistem ini dan manfaatnya dapat dirasakan dalam hal re-stocking yang tidak pernah terlambat sehingga persediaan barang di rak tidak pernah kosong.

2. Sistem informasi mendukung pengambilan keputusan.

Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk membuat keputusan yang lebih baik. Contohnya keputusan mengenai produk yang perlu ditambah atau dihentikan, atau mengenai jenis investasi apa yang mereka butuhkan, biasanya di buat setelah sebuah analisis diberikan oleh sistem informasi berbasis komputer.

3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Contohnya adalah toko pakaian lokal bernama Bloopendorse dimana manajemen membuat keputusan untuk menyediakan komputer dengan layar sentuh dalam semua toko mereka, hal ini mampu memudahkan pegawai mereka dalam melayani transaksi pelanggan yang pada hari sabtu-minggu mengantri cukup panjang. Selain itu, sistem informasi ini juga yang terhubung dengan situs e-commerce untuk belanja online.

IV. PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Kegagalan dalam sistem informasi dapat dsebabkan oleh terbatasnya keterlibatan pengguna (user), dukungan manajemen yang rendah, persyaratan fungsional yang tidak lengkap, perencanaan yang tidak memadai, harapan yang tidak realistis, kurangnya keterampilan, ketiadaan kepemilikan, strategi dan tujuan yang tidak jelas, kurangnya komitmen dan keterlibatan, sumberdaya yang tidak cukup, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem dan kurangnya kendali terhadap teknologi informasi.

Keberhasilan implementasi sistem informasi adalah sistem informasi yang mampu mendukung proses dan operasi bisnis, sistem informasi mampu mendukung proses pengambilan keputusan dan mendukung berbagai strategi agar memperoleh keunggulan kompetitif.

4.2. Saran

Agar tidak terjadi kegagalan sistem informasi maka diperlukan : pelatihan dan penginformasian kepada pengguna, perencanaan sistem informasi yang tepat dengan kebutuhan dan menyesuaikan kemampuan perusahaan dengan sistem informasi yang akan digunakan.

DAFTAR PUSTAKA

Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management Information System.

McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition.    Prentice-Hall Inc, New Jersey.

O’Brien, James., George M. Marakas.  2004.  Management Information System, Seventh Edition.  Mc Graw-Hill Irwin Publisher, New York.

Sugiarsono, Joko.  2003.  Sajian Utama, Potret Kebingungan Investasi TI.  SWA Edisi 02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003.  P. 24 – 31.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.