OUTSOURCING INSOURCING DAN CO-SOURCING SISTEM INFORMASI

I. PENDAHULUAN

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi dewasa ini berkembang dengan cepat dan merupakan salah satu hal yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Pengelolaan teknologi informasi harus diterapkan dengan cara yang tepat agar efektif dan efisien. Salah satu cara yang dapat diterapkan untuk mengelola sistem informasi adalah dengan menggunakan insourcing, outsourcing dan cosourcing.

Outsourcing digunakan oleh sebagian besar perusahaan karena ketidak jelasan prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi. Insourcing yaitu suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Menurut O’Brien dan Marakas (2006) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Ada beberapa jenis Outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  • Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  • In Sourcing. Kebalikan dari Outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  • Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan Outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.

III. PEMBAHASAN

3.1 OUTSOURCING

Outsourcing, adalah salah satu alternatif pengembangan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan. Apabila perusahaan mempertimbangkan untuk melakukan Outsourcing, maka beberapa hal berikut ini bisa diperhatikan.

1. Outsourcing dipilih karena meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan atau keterbatasan kemampuan SDM.

2. Kunci utama dalam kesuksesan Outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat karena Outsourcing merupakan kerjasama yang melibatkan keberlangsungan internal perusahaan.

3.  Beberapa faktor yang harus diperhatikan antar lain:

Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge), kemampuan teknis, kemampuan keuangan, kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya;

Menurut Jogiyanto (2003) keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain :

  1. Mengurangi anggaran dana untuk alokasi biaya teknologi. Jika dibebankan pada pihak ketiga akan lebih efisien.
  2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  3. Fokus perusahaan tidak terpecah-pecah.
  4. Biasanya outsourcer menghasilkan kualitas yang lebih baik karena memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
  5. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
  6. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
  1. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.
  2. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

  1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
  2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
  5. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.

Outsourcing mempunyai risiko, yaitu :

  • Ketidakfleksibilitasan
  • Kehilangan kendali
  • Pengurangan keunggulan kompetitif
  • Sistem paket
  • Tujuan yang tidak terpenuhi
  • Layanan yang kurang baik

3.2 INSOURCING

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).

Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu pengembangkan sistem informasi dilakukan oleh karyawan yang bekerja di perusahaan itu sehingga perusahaan dapat menghemat biaya tenaga kerja. Selain itu, perusahaan tidak perlu khawatir sistem informasinya diduplikasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab karena dilakukan oleh karyawannya sendiri.

Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

  • Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  • Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  • Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  • Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  • Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  • Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sementara itu, kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

  • Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  • Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  • Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  • Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  • Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

3.3. Co-Sourcing

Co-sourcing adalah pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan yang bekerjasama dengan pihak ketiga. Pihak ketiga tersebut dapat menjadi rekan kerja dalam pengembangan sistem informasi maupun menjadi konsultan dan pihak yang mengevaluasi sistem. Penggunaan co-sourcing dapat mengurangi alokasi biaya pengembangan sistem informasi karena adanya keterlibatan internal perusahaan.

Kelebihan menggunakan co-sourcing adalah

  • Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif.
  • Permasalahan yang timbul menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.
  • Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi informasi.
  • Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
  • Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.

Sementara itu, kekurangan co-sourcing adalah :

  • Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
  • Perbedaan kepentingan organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor.
  • Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
  • Perusahaan harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih.

IV. KESIMPULAN

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus cermat dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan karakter perusahaan tersebut. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif dapat menimbulkan beberapa resiko misalnya dana yang dikeluarkan lebih besar daripada ekspektasi, investasi menjadi sia-sia atau keamanan sistem informasi perusahaan mengalami kebocoran. Selain itu, pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor perusahaan, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan-insourcing.html.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.