5. Kegagalan dalam pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan.

Kegagalan dalam pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru.

Ada beberapa sebab kegagalan ini terjadi yaitu karena pihak yang terkait tidak dapat melakukan pengalihan dengan baik. 3 pihak yang terlibat yaitu :

1.      Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user, fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

–          keterlibatan pihak manajemen sangat kurang dalam proses pengembangan sistem sehingga terjadinya kegagalan dalam pengalihan suatu sistem.

–          sistem tidak sesuai dengan kebutuhan dari pihak manajemen

–          sistem terlalu komplek sehingga pihak manajemen kesulitan untuk menggunakannya.

–          Kurangnya sosialisasi pengalihan ke sistem baru dalam perusahaan sehingga beberapa divisi tidak mengetahui sebuah sistem yang baru.

–          Perencanaan yang kurang matang sehingga saat pengalihan sistem yang terjadi adalah sistem yang hanya menghambat kinerja perusahaan.

–          Sebagai contoh adalah penerapan sebuah sistem transaksi di sebuah bank BUMN. Dimana pengalihan dari sistem transaksi BOS menjadi transaksi ICONS dilakukan sosialisasi yang tepat dan pelatihan bagi semua karyawan yang akan menggunakannya. Selain itu, jajaran direksi dan divisi-divisi lain juga mempelajari sistem ICONS sehingga resiko kegagalan dapat diminimalisir.

  1. Sumberdaya Manusia sebagai user

Kegagalan peralihan sistem lama ke sistem baru dapat disebabkan karena sumberdaya manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru. Pada umumnya, SDM yang sudah memiliki kebiasaan terhadap sistem lama akan merasa asing ketika diterapkan sistem baru. Hal ini menyebabkan banyak SDM sulit untuk menyesuaikan diri dengan sistem yang baru. Adapun beberapa sebab kegagalan sistem baru dalam user adalah sebagai berikut :

–          user tidak menerima pola pemikiran dan sistem yang baru sehingga ketika sistem baru sudah diterapkan di perusahaan, user tidak ingin mempelajarinya.

–          User dibiarkan mempelajari sendiri suatu sistem baru sehingga terjadi beberapa persepsi yang berbeda terhadap sistem tersebut. Kurangnya sosialisasi dan pelatihan dapat menjadi salah satu sebab perbedaan persepsi dalam menjalankan suatu sistem baru. Selain itu, tingkat pendidikan user juga menentukan dalam penerimaan sosialisasi sistem baru. Semakin rendah tingkat pendidikan seseorang maka pada umumnya semakin rendah juga daya penerimaannya terhadap penerapan sistem baru.

–          User menyerahkan sepenuhnya pekerjaan kepada sistem baru sehingga saat terjadi error user tidak mengetahui apa dan bagaimana hal itu bisa terjadi.

3. Vendors

Vendor adalah pihak ketiga yang biasanya disewa oleh perusahaan. Kegagalan dalam penerapan sistem baru dikarenakan :

–          Sistem baru tidak sesuai dengan kebutuhan dan sangat kompleks sehingga tidak dapat diterapkan oleh vendor

–          Vendor biasanya adalah tenaga kontrak dengan jangka waktu tertentu sehingga terkadang vendor tidak memiliki banyak waktu untuk mempelajari sistem baru yang diterapkan diperusahaan.

–          Perusahaan induk vendor terkadang tidak memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai sistem baru yang digunakan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.

–          Kurangnya pelatihan pada vendor sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Menurut Nakolas dalam blognya [1] Selain faktor diatas, aspek-aspek yang mempengaruhi pengalihan/konversi dari sistem lama ke sistem baru adalah :

1. Aspek Manusia

Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

2. Aspek Kebijakan

Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

3. Aspek Data

Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

4. Aspek Aplikasi

Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

5. Aspek Teknologi

Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi.

Cara konversi sistem baru dari sistem lama yaitu :

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara langsung dan lebih cepat. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama dengan biaya yang relatif tidak mahal. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi ini menggunakan sistem lama sebagai basis penjalanan sistem baru. Pengaplikasian konversi ini memakan waktu yang cukup lama karena masih melibatkan sistem lama dalam penerapannya. Setelah melewati waktu tertentu dan pihak manajemen telah siap untuk menerima sistem baru, maka sistem lama pelan-pelan akan dilepaskan sehingga semuanya akan memakai sistem baru. Cara ini adalah cara yang paling banyak digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki dana yang banyak untuk pengembangan sistem informasi karena lebih aman. Namun, penggunaan dua sistem ini disyaratkan agar tidak terjadi perbedaan yang sangat jauh antara sistem lama dengan sistem baru sehingga proses adaptasi tidak berat sebelah.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan cara mengganti beberapa sistem lama yang sudah tidak memenuhi kebutuhan dengan sistem baru. Jadi, sistem baru tidak secara keseluruhan mengganti sistem lama. Konversi bertahap tidak menelan biaya tinggi untuk penerapannya sehingga cara ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan kecil yang ingin mengembangkan sistem mereka. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

4. Pilot conversion

Pilot conversion adalah suatu pendekatan yang dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor [1]. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru.

Menurut Sutarsa dalam blogstudent [2], keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  • Format file
  • Isi file tersebut
  • Media penyimpanan dimana file ditempatkan dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.

Cara untuk mengkonversi file adalah dengan cara :

1. Konversi File Gradual

Konversi file gradual adalah konversi yang dilakukan dengan beberapa tahapan. Biasanya digunakan dengan metode paralel dan phase­­-in. Cara kerja metode ini adalah :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

2. Konversi File Total

Konversi file total adalah konversi file dengan cara memformat sistem lama ke sistem baru dengan suatu software tertentu. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Dengan menggunakan klasifikasi file perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

Rencana Implementasi

Implementasi sistem lama ke sistem baru akan melibatkan :

a. Tim implementasi

Tim implementasi terdiri dari :

  1. Profesional sistem yang merancang sistem
  2. Para manajer dan beberapa staff
  3. Perwakilan Vendor
  4. Pemakai Primer
  5. Pengcode
  6. Teknisi

b. Keperluan implementasi sistem

  1. Persiapan tempat
  2. Pelatihan personil
  3. Persiapan/pembuatan dokumentasi
  4. Konversi file dan sistem
  5. Peninjauan Pasca Implementasi

Hal-hal yang dapat dilakukan untuk menghindari kegagalan penerapan sistem yaitu :

  1. Adanya keteraturan dan saling terkait agar terjadi kerjasama yang baik.
  2. Menerapkan sistem dengan memperhatikan semua aspek yang terlibat di dalamnya
  3. Kembali ke tujuan awal dari perusahaan dan sistem harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah ditetapkan untuk dikembangkan
  4. Memperhatikan sumber daya manusia dengan cara melakukan sosialisasi dan pelatihan.

DAFTAR RUJUKAN

[1]  http://nakolas.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pertanyaan-no-2-seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-atau-konversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-men/

[2] http://sutarna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-je/

DAFTAR KOMENTAR

http://nakolas.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pertanyaan-no-2-seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-atau-konversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-men/#comment-8

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas pemaparan dan penjelasan sdr. Nakolas mengenai implementasi sistem baru dari sistem lama. Sdr. Nakolas mampu menjelaskan faktor-faktor penting yang harus diperhatikan dari penerapan sistem baru. Memang betul, terkadang sistem baru membuat para user kesulitan dalam mempelajarinya ketika sosialisasi dan pelatihan tidak tepat dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, perlu adanya kerjasama yang sinergis antara perusahaan dan karyawan yang akan menggunakan sistem baru tersebut agar kegagalan sistem baru dapat dihindari. Selain itu, jika boleh saya menambahkan, konversi sistem baru dari sistem lama sebaiknya dilakukan sesuai kebutuhan suatu perusahaan. Jika konversi sering dilakukan tanpa diimbangi oleh kinerja perusahaan yang mengikutinya, maka dikhawatirkan perusahaan akan semakin tidak mengerti mengenai implementasi sistem baru yang diterapkan. Untuk dapat mencapai hasil yang maksimal dalam pengkonversian sistem baru diupayakan semua pihak dapat menerima sistem baru dan berkeinginan untuk mempelajarinya.

http://sutarna.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/seringkali-terjadi-suatu-kesalahan-besar-yang-berakibat-fatal-pada-organisasi-ketika-mereka-melakukan-pengalihan-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-je/#comment-5

mira aji indrasari says:

Terima kasih atas penjelasan sdr. Sutarna dalam blog ini. Penjelasan anda yang sistematis dan dengan bahasa yang mudah dimengerti membuat saya mudah mempelajari mengenai implementasi sistem baru dari sistem lama. Jika boleh saya sarankan, sebaiknya Anda memberikan sedikit contoh mengenai konversi-konversi yang cocok untuk di perusahaan yang berbeda. Misalnya perusahaan agribisnis yang cenderung bergerak cepat dalam memasok hasil produksinya. Apakah sistem baru mampu memberikan waktu yang cukup kepada karyawan yang bergerak cepat untuk mempelajari sistem tersebut. Jika pun tidak, maka apakah cara penerapan sistem baru yang sebaiknya diterapkan pada perusahaan yang tergolong padat.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

One Response to 5. Kegagalan dalam pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan.

  1. Dalam penyebab kegagalan konversi sistem lama ke baru ini, saudara mira menjelaskan bahwa keterlibatan manajemen sangat berpengaruh, komentar saya bagaimanakah caranya menumbuhkembangkan peran manajemen dalam konversi ini ? terima kasih

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Blue Captcha Image
Refresh

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Current ye@r *